Vertrouwen geeft ruimte in de samenwerking

“Tegenwoordig stellen bouworganisaties zich weer meer op als comakers die samen met de opdrachtgever kijken naar maatschappelijke problemen en gemeenschappelijke behoeften”, vertelt Peter Rubaij Bouman. “Marktpartijen denken weer na over waar zij toegevoegde waarde kunnen leveren. Maar daar is nog winst te behalen.”

Transparantie in ketensamenwerking
Bouwbedrijven die dat goed doen, ook tijdens een crisis, zijn volgens Peter bedrijven die zich sterk op de klantbehoefte richten. “Bedrijven die creatief zijn, die vanuit hun ideologie een sterke visie op kwaliteit hebben, die hun netwerk in stand houden en hun keten op orde hebben.” Ook Van de Klok streeft daarnaar en zet in op ‘slim samenwerken’, waarbij opdrachtnemer en opdrachtgever samen handelen als één organisatie, samen gaan voor het goede resultaat. “Samenwerking is belangrijk om behoeften inzichtelijk te krijgen en te vertalen naar een programma van eisen en een ontwerp”, erkent Peter. “Los van de behoefte, blijft echter ook de bedrijfsvoeringsbehoefte van de opdrachtgever bestaan. Geld moet besteed worden aan een doel en betalingen moeten verantwoord worden. Dat vraagt om transparantie en goede informatie-uitwisseling.”

Een kwestie van ‘opvoeden’
Duidelijke procesafspraken zijn het uitgangspunt. Daarbij horen onder andere het formuleren van taken en verantwoordelijkheden aan het begin van het proces, regelmatige evaluaties, de bereidheid het proces te stoppen en ‘spelers’ te wisselen en transparantie. In een aantal proefprojecten werkt Van de Klok al op deze wijze, met als doel: het creëren van een duurzame relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, waardoor beide partijen blind op elkaar kunnen vertrouwen. Een goed idee, vindt Peter. Vertrouwen heeft volgens hem te maken met waarmaken met wat je hebt afgesproken, voldoen aan verwachtingen en transparant zijn over waar je naartoe gaat en waar je in slaagt. Hij vergelijkt het met opvoeding: “Wanneer vertrouw je het je kind toe om naar de kroeg te gaan? Je hebt bepaalde verwachtingen en daaraan stel je randvoorwaarden. En in het begin vraag je je misschien nog af wat je kind doet met de twintig euro die je meegeeft. Hetzelfde geldt voor een opdrachtgever: het vertrouwen wordt sterker naarmate het gedrag van de opdrachtnemer klopt bij wat je met elkaar hebt afgesproken.” Communiceren is dan ook essentieel bij het nieuwe samenwerken, stelt Peter. “Herhaaldelijk laten zien dat je waarmaakt wat je zegt, maar het ook aangeven als iets niet haalbaar is onder de gestelde voorwaarden en dan vooraf. Dat geldt niet alleen voor de opdrachtnemer, het geldt ook voor de opdrachtgever.”

Excelleren in een markt
Veel opdrachtgevers zijn enthousiast over de nieuwe manier van samenwerken, toch is er nog een zekere terughoudendheid. Woningcorporaties bijvoorbeeld hebben geen aanbestedingsplicht, maar een raad van commissarissen verwacht vaak wel dat de corporatie voldoet aan aanbestedingswetgeving. “Het is zeker nog niet het geval dat corporaties verplicht zijn werk aan te besteden. Wel zijn een transparant inkoopproces en het controleren van prijzen voor hen belangrijk, omdat ze werken met geld van huurders dat verantwoord moet worden besteed. Toch is het idee om breder samen op te trekken in essentie goed. Het is daarbij van belang dat je een vertaalslag maakt naar wat dat betekent voor je eigen organisatie. En voor je keten, zodat ook onderaannemers en leveranciers meegroeien om te excelleren in een bepaalde markt. Als je het voor elkaar krijgt om die keten goed in te richten, met vaste afspraken over prijzen, percentages en taken, kun je een project zelfs tegen lagere kosten aanbieden. In andere industrieën, zoals de automotive- en de vliegtuigbouwindustrie wordt op die manier al decennialang gewerkt.”

De volwassenheid van interactie
Of je nu met een traditioneel contract werkt of met een heel nieuw contract, het creëren van vertrouwen – Peter noemt dat de volwassenheid van interactie – leidt uiteindelijk tot het inzicht dat het in samenwerkingsverbanden niet gaat om het businessmodel, dus de commerciële achtergrond, maar meer om het gevoel, de interactie. “Wanneer is een project achteraf gezien succesvol? Als betrokkenen erkend zijn in de bijdrage die zij geleverd hebben. Het koppelen van de harde kanten van bouwen aan de zachte voorwaarden kan leiden tot goede en zelfs kostenefficiënte resultaten. Het slim samenwerken dwingt je tot een andere manier van omgaan, om transparant te zijn naar elkaar, eerder informatie te delen en de essentie van de problematiek vroegtijdig met elkaar te delen.” Kortom: slim samenwerken brengt opdrachtgevers en opdrachtnemers in beweging.